المقدمة  Introduction

يشهد العالم اليوم مع دخول القرن الحادي والعشرين تطوراً كبيراً وانتشاراً واسعاً لأنظمة المعلومات الحاسوبية، و لقد دخل الحاسب  الآلي في مختلف مجالات الحياة وظهر أثره في حل العديد من المشاكل، كما اتجهت معظم المنظمات سواء الحكومية أو الخاصة باستبدال الأنظمة اليدوية المعتمدة على العنصر البشرى في جمع البيانات والمعلومات بأنظمة الكترونية، وذلك لما يترتب على  النظام اليدوي من مشاكل التخزين الهائل للبيانات وما يترتب عليه من أسلوب حفظ واسترجاع وفهرسة تلك البيانات والتي تتطلب جهد وتكلفة وتحتاج إلى وقت طويل وعلى سبيل المثال أسلوب حفظ البيانات للمواطنين في ادارة خدمة الجمهور ، ولقد كان الاعتماد على العنصر البشرى حتى الآن فهو الذي يقع عليه العبء كله تقريباً وتتعدد مسئوليته ابتداء من استقبال البيانات ثم فهرستها لحفظها ناهيك عن العوامل الطبيعية التي تتعرض لها أوساط الحفظ الورقية ، وكما  نجد أن هذه العملية الترتيبية تستغرق جهداً كبيراً و وقت طويل حيث يعتبر الوقت هو العامل الأساسي والحاسم لجميع الأعمال في هذا العصر .

ويمتاز العصر الحالي الذي نعيشه بزيادة المعلومات من حولنا ،  وزيادة  استخدامنا  لهذه المعلومات  واعتمادنا عليها  في حياتنا  اليومية ، ولهذا يشهد العالم اليوم نمواً كبيراً وانتشاراً سريعاً لأنظمة المعلومات الحاسوبية في مختلف مجالات الحياة حيث تتزايد أعداد الحواسيب بمعدلات هائلة وأصبحت عنصراً أساسياً من عناصر العمل وهذا يعود إلى تزايد الحاجة لمعايير أداء الأعمال والتي منها السرعة والدقة في معالجة البيانات وتخزينها، وذلك أدى إلى ظهور منهج جديد للإدارة  يسمى بالإدارة الإلكترونية ، فالإدارة  الإلكترونية  تعني  تحول  كافة  العمليات  الإدارية  ذات  الطبيعة  الورقية  إلى عمليات  ذات  طبيعة الكترونية   باعتماد التقانة في الإدارة وهذا يعني تحويل المستندات  والسجلات  الورقية في المنظمة  إلى  مستندات  الكترونية  وهذا ما يطلق عليه  بالعمل  الإلكتروني  أو  الإدارة  بلا  أوراق.

ومن خلال تواصلنا مع  مركز إدارة خدمة الجمهور وجدنا أنها تستخدم النظام اليدوي في تسجيل وتخزين بيانات المواطنين فيكون هناك استخدام واسع للقرطاسية ونظرا لذلك هناك إهدار كبير للوقت والجهد والمال ، وحتى بعض القطاعات الحكومية الاخرى التي تستخدم نظام الكتروني وجدنا أنها مقتصرة على إدخال البيانات الشخصية للموظفين  و المواطنين فقط  .

 لذلك فان هذا المشروع يهتم بتطوير النظام اليدوي في إدارة السجلات والطلبات والشكاوي الخاصة بالمواطنين والموظفين إلى نظام الكتروني يعمل على الحاسب بسهولة وسرعة الوصول إلى البيانات عند الطلب ، ويعمل على تسهيل حركة الموظفين و المواطنين وتنظيم عملية  تبادل البيانات بين الجهات المختلفة , فيوفر ذلك الوقت والجهد للعاملين في هذا النظام لخدمة المواطنين وأيضا يمتاز هذا المشروع بارتباطه عبر النت اذ يتيح للمواطنين انشاء حسابات خاصة بهم تمكنهم من الاطلاع على جميع الخدمات المقدمة من مركز خدمة الجمهور واسعارها وطلب أي خدمة يحتاجها ومتابعتاها وكل ذلك وهو قاعد في منزله مما يوفر عليه تعب الحضور واجرة المواصلات والازدحام امام المركز او المؤسسات الذي يطلب منها الخدمة 

    

.1.2مشكلة المشروع    Project Problem 

     ان استخدام النظام اليدوي في إدارة خدمة الجمهور وصعوبة حصول المواطنين على الخدمات الحكومية او صعوبة تقديمها من اي مكان ولأي مؤسسة  تعد المشكلة الأساسية والتي تنتج منها العديد من المشاكل الأخرى من فقد للبيانات واخطاء وحفظ وارشفة السجلات والمعاملات وغيرها من المشاكل ويمكن تلخيصها كالتالي :

• عدم إمكانية المواطنين تقديم طلب خدمات حكومية  .
• عدم وجود موقع إلكتروني خاص في إدارة خدمة الجمهور.  
• صعوبة تدوين بيانات المواطنين والخدمات بطريقة مرتبة وسريعة.
• صعوبة ارشفة السجلات وحصول تلف لها وتسريب البيانات للخارج.
• صعوبة عمل التقارير وحصر عدد الخدمات المقدمة.

  .1.3 أهداف المشروع   Project  Objectives

الهدف بناء نظام إلكتروني مع موقع لإدارة خدمة الجمهور يقوم بحل مشاكل المركز من خلال استقبال المعاملات و حفظها وارشفتها والوصول اليها في أي وقت ومن اي مكان كما يقوم بحل مشكلة الأخطاء التي تكون في النظام اليدوي مثل نسيان كتابة معلومات ويعمل على تسهيل تقديم الخدمات للمواطنين ويلخص أهدافه كالتالي :

• –  إمكانية المواطنين  تقديم طلب خدمات او شكاوي من إدارة خدمة الجمهور  .
• -  إنشاء موقع إلكتروني يضم جميع معلومات إدارة خدمة الجمهور.
• - سهولة حفظ بيانات الموظفين والمواطنين وارشفتها.
• -  جعل البيانات والمعلومات أكثر أمانا وسرية.
• -  استرجاع البيانات عند الحاجة بسهوله ويسر وحصر عدد الخدمات المقدمة بسهولة. 

.1.4أهمية المشروع   Project Importance 

         تعتبر أهمية المشروع من الحاجة الضرورية إلى تسهيل سير العمل في المركز وسهولة الحصول على المعلومات من قبل المواطنين وتقديم الخدمات الذي يريدوا انجازها من قبل إدارة خدمة الجمهور  تبادل البيانات بين إدارة الجهات المختلفة .

تكمن أهمية المشروع في الآتي:

• سهول الوصول إلى إدارة خدمة الجمهور وتقديم الخدمات عبر الإنترنت.
• سهولة اجراء عمليات البحث والحذف والتعديل في السجلات.
• توفير موقع إلكتروني مرتبط مع نظام لإدارة خدمة الجمهور .
• توفير الوقت والجهد المبذول في معالجة البيانات.                                                                                                                                                                                                                                                                                  

 تخزين كم هائل من البيانات والمعلومات التي تتجاوز الإمكانيات البشرية ضمن حدود وسائل التخزين  المتاحة  .

 .1.5مميزات المشروع  Project  Advantage

يتميز المشروع في الآتي:

إمكانية استقبال عدد لا محدود من طلب الخدمات عبر الإنترنت.

 قدرته على العمل طوال اليوم وبمرونة عالية .

قدرته على عرض جميع المعلومات الخاصة في إدارة خدمة الجمهور عبر الإنترنت .

مراقبة سير اجراء الخدمات

  .1.6منهجية المشروع Project  Approach

     المنهج الذي تم استخدامه ويعتمد عليه في الحصول على المعلومات في هذه المشروع هو المنهج التجريبي الإجرائي القائم على المكالمة الهاتفية لشرائح معينة من موظفي إدارة مركز خدمة الجمهور وتم جمع المعلومات وتحديد متطلبات النظام الإلكتروني  مع الموقع ومن ثم عملية  تحليل المعلومات ومن خلال عملية التحليل يتم التعرف على كيفية تصميم قاعدة البيانات (الجداول) وقاموس البيانات وشرح العلاقات بين جداول النظام ثم تصميم النظام باستخدام لغة برمجيه (php – javascript-  css – ajax ) وتنفيذ النظام و أجراء عملية الاختبار للنظام   

الشكل 1.1 منهجية المشروع

.1.7حدود المشروع    Project boundaries 

 .1الحدود المكانية :

يتم تطبيق هذا المشروع على مكاتب خدمة الجمهور.

 

  .2الحدود الإجرائية:

قدرة الزائر على الاطلاع على كافة الخدمات التي تقدمها ادارة خدمة الجمهور.

إمكانية إطلاع الادارة على طلبات الخدمات او الشكاوي  عبر الموقع الإلكتروني وتقديم الطلب للحصول على خدمة او شكوى عبر فتح حساب في النظام الإلكتروني من الموقع.  

إمكانية إضافة أو عرض أو تعديل سجلات الخدمات من قبل الموظف المصرح له بذلك.

سهولة البحث عن البيانات بسرعة عالية.

توفير الحماية للبيانات من التلف أو الضياع  .

سهولة متابعة المعاملات .

.1.8الخطة الزمنية للمشروع Time Plan  

لقد قمنا بتقسيم مراحل المشروع إلى الأنشطة التالية:

• إعداد خطة البحث.
• تحليل النظام.
• تصميم النظام:
• تصميم قاعدة البيانات .
• تصميم الواجهات و التقارير.
• كتابة الاكواد اللازمة .
• تنفيذ واختبار النظام .
• توثيق النظام.
• والتي تم تنفيذها حسب مخطط جانت التالي :
• 
  
• جدول الخطة الزمنية للمشروع (مخطط جانت)
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  

جدول (1.1) مخطط جانت

 .1.9خاتمة الفصل Chapter Summary  

في هذا الفصل تم التعرف على النظام المقترح ( نظام إلكتروني لإدارة خدمة الجمهور عبر الإنترنت ) ومعرفة المشكلة الأساسية للمشروع  وتحديد عدد من المشاكل التي  يسعى فريق العمل لحلها وتم وضع أهداف بتحقيقها يتم حل هذه المشاكل, وتم توضيح أهمية ومميزات النظام ومعرفة منهجية البحث من خلال  خطة زمنية تم تحديدها مسبقاً .

الفصل الثاني

الخلفية النظرية والدراسات السابقة   

 

محتويات الفصل :

 1- المقدمة

 2- الإدارة الالكترونية.

 3- الأدوات المستخدمة في المشروع.

4 - مصطلحات مهمة . 

 5- التقنيات المستخدمة في المشروع .

 6- الدراسات السابقة .

 7- خاتمة الفصل.

  

 .2.1المقدمة Introduction  

يتمثل الإطار النظري في صياغة هيكلة الفكرة التي يهدف الباحثون إلى دراستها ويشرح مجموع العلاقات المرتبطة بالفكرة, و يعتبر الأساس الذي يُبنى عليه  المشروع.

يحتوي الإطار النظري على ما يلي:

مقدمة عامة عن الإدارة الالكترونية واهميتها وفوائدها.

بعض المصطلحات المهمة المتعلقة بالمشروع.

الأدوات والتقنيات المستخدمة في بناء المشروع مع شرح مبسط لكل تقنية .

الدراسات السابقة.

 .2.2الإدارة الإلكترونية   Electronic management

الإدارة الإلكترونية هي منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف. الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة. والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة. ، هذه المبادرة التي تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، حيث المساءلة العامة والتي تثير قلقاً خاصاً. عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية للمساعدة على الامتثال للقانون ساربانيس أوكسلي.[1]

تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن تلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، وينبغي إدخال نظم الشفافية في العمل. أمثلة على الإدارة الالكترونية تشمل ,الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف. ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما. [1]

• التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية:

The shift from Traditional management to electronic management

من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الالكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:

• أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
• تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
• تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات الكترونية. [1]
• أهداف الإدارة الالكترونية: e-management goals
• تطوير الإدارة العامة: خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول.
• تسهيل تقديم الخدمات على المواطنين بحيث يمكنهم تقديم الحصول على خدمة من خلال الإنترنت  .
• تحسين الخدمات: خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
• التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
• تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
• خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية. [1]
• فوائد الإدارة الالكترونية: Benefits of electronic management 

السرعة في إنجاز العمل.

المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار.

خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء.

تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني.

معالجة البيروقراطية والرشوة.

تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.

رفع كفاءة العاملين في الإدارة.[1]

2.3.  الأدوات المستخدمة في المشروع    The tools used in the project

• المكونات المادية:                                                                                                         
• جهاز كمبيوتر . 
• المكونات البرمجية:
• برنامج إدارة قواعد بيانات     mysql   .
• لغة برمجة باستخدام بيئة  Visual studio  Code PHP .
• لغة برمجة CSS – HTML – JAVASCRIPT-  JQUERY
• برنامج لمعالجة الصور  Adobe Photoshop .
• برنامج لمعالجة النصوص  Microsoft  Word .

برنامج لعمل العروض التقدمية (Microsoft  PowerPoint).

  .2.4مصطلحات مهمة Important Terms

• التطوير Development

 -لغة: التغيير أو التحويل من طور إلى طور , تعني كممة تطور " تحول من طوره"

-اصطلاحا : التحسين وصولاً إلى تحقٌق الأهداف المرجوة بصورة أكثر كفاءة.

• النظام The system

مجموعة من الأجزاء التي ترتبط مع بعضها وفق علاقة متبادلة تسير على معايير محددة لأجل إنتاج هدف معين , ويتكون النظام من مدخلات , ويتم إجراء العمليات المطلوبة للوصول الى المخرجات التي تكون ضمن مواصفات معينة حددت مسبقاً .

النظام الإلكتروني Electronic system

هو نظام يتم فيه تفاعل بين مجموعة من العناصر لتحقيق الهدف الذي من أجله تم تصميم برنامج معين.

الشبكة  Networks

أجهزة كمبيوتر وأجهزة محيطية(Peripherals)  تتصل ببعضها وتوفر لمستخدميها إمكانية مشاركة الموارد Resources والأجهزة المساعدة مثل الطابعة Printer وكرت الفاكس, و Modem  ومحرك القرص المدمج .CD– ROM Drive

 الإنترنت Internet  

 هي شبكة اتصال عالميه تتيح إمكانية تبادل المعلومات بين شبكات أصغر تتصل من خلالها الحواسيب وكلمة إنترنت من الكلمات الدخيلة على اللغة العربية حيث تعرف بالعربية بأنها الشبكة العنكبوتية ويقدم الإنترنت كماً كبيراً من الخدمات والبيانات والمعلومات, ووسائل التواصل          الاجتماعية المتنوعة التي حولت العالم إلى قرية صغيرة فهي ذات أهمية عالية في حياتنا اليومية.

• الجمهور The audience
• ومقصود به هنا المواطن ويكون طالباً لخدمة او رافعاً لشكوى
• وذلك يمكن لأي مواطن الدخول إلى النظام الإلكتروني عبر الإنترنت,  ويمكنه إلاطلاع على الموقع الإلكتروني بشكل كامل حيث يستطيع المواطن انشاء حساب خاص فيه وتتكون له لوحة تحكم خاصة فيه يمكنه من خلالها مراسلة إدارة خدمة الجمهور او التقديم للحصول على خدمة او شوكى معينه
• تعريف مركز خدمة الجمهور Definition of the public service center 

- العنوان الأول والوحيد لتقديم الطلبات للحصول على الخدمات ومعالجتها وتسليمها للمواطن ،وذلك باستخدام إجراءات مبسطة وسريعة مع الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة

- شكل حضاري وعصري لإدارة عملية تقديم الخدمات البلدية للمواطن وبناء العالقة معه.

- نموذج للعلاقة مع المواطن يسهل الاتصال والتواصل الفعال بين البلدية وجمهور المواطنين.

 .2.5التقنيات المستخدمة في بناء المشروع used techniques

.2.5.1 بيئة العمل Work environment

بيئة العمل المستخدمة في بناء المشروع هي:

  فيجوال استوديو كود   Visual Studio Code 

‏ هو محرر للنص البرمجي من مايكروسوفت. المحرر مفتوح المصدر ويعمل على نظم التشغيل ويندوز وماك أو إس ولينكس. يعتمد المحرر على بيئة إلكترون.

.2.5.2   تقنيات  واللغات المستخدمة Techniques

PHP  

هي لغة برمجية يتم تنفيذ تعليماتها بواسطة السيرفر وبواسطتها تتحول صفحات الإنترنت إلى ديناميكية يستطيع المستخدم التفاعل معها .

• HTML

اختصار لعبارة (Hypertext markup language ) وهي لغة وصفية مستخدمة لأنشاء صفحات الانترنت ولا تحتاج الى مترجم خاص بها وليست مرتبطة بنظام تشغيل معين وتستخدم مجموعة من الوسوم tags لوصف صفحات الويب وتكون الوسوم محصورة بين قوسين مثلا  ويتم كتابة المستندات HTML بواسطة أي محرر نصوص بسيط او قوي.

مميزاتها:

• لغة HTML تعتبر الاساس في بناء مواقع الانترنت.
• عدم اعتمادها على نوع معين لتحريرها فمن الممكن كتابة ملف HTML في برنامج عادي لتحرير النصوص.
• إن تعلم هذه اللغة تمكن من اجراء التعديلات التي تريدها على موقعك بكل يسر بسهولة.
• جميع برامج التصميم الجاهزة مبنية على أساس لغة HTML .
• المرونة في اصلاح وتعديل أي جزء من الصفحة حيث تتميز اوامرها بالبساطة.
• (Cascading Style Sheet) CSS

هي لغة تصميم تحدد شكل وثيقة (HTML) فهي تهتم بالخطوط، الألوان، الهامش، والعرض والارتفاع، وكيفية توزيع المساحات .

 مميزاتها:

• تقليل عدد الملفات.
• تدعمها معظم متصفحات الإنترنت.
• إمكانية أكبر وأدق للتحكم بتفاصيل التصميم.
• إنشاء تصاميم خاصة لمختلف وسائل عرض الموقع مثل الشاشات والهواتف النقالة وغيرها.

   JQuery 

هي مكتبة بسيطة من مكتبات الجافا سكربت تستخدم في صفحات الويب لإعطائها الحيوية في عرضها وجعلها أكثر تفاعلية، ونظراً لسهولة (JQuery) ودورها الفعال فإن معظم مواقع الإنترنت تتضمنها، وهي من إصدار شركة (Netscape ) كما يجب أن تضمن داخل شفرات لغة HTML, ويتم استخدامها أيضاً لاسترجاع المعلومات مثل اسم المستخدم وكلمة المرور المحفوظة في   (Cookies ) وهي عبارة عن ملفات تخزن في الحاسوب لحفظ البيانات .

مميزاتها :

• أنها مفتوحة المصدر.
• يمكن استخدامها للتحقق من صحة البيانات المدخلة بواسطة المستخدم.
• ليس لها (complier )كما في اللغات الأخرى.
• تدعمها أغلب المتصفحات .

تقنية   AJAX

هي تقنية تتيح إمكانية العمل على متصفحات الويب بطريقة مشابهة للعمل على سطح المكتب، حيث يتم طلب صفحة الإنترنت قيد التصفح بدون الحاجة إلى الانتقال إلى صفحة جديدة وهي الطريقة التقليدية للعمل على الويب التي تتمثل بإرسال البيانات من قبل المستخدم(Client Side)  إلى الخادم (Server Side) لمعالجة المعلومات ثم إرسال صفحة جديدة تحتوي المعلومات الجديدة المعدلة إلى المستخدم من جديد، بينما تقنية AJAX  فتتيح إمكانية إجراء هذه التعديلات والطلبات وذلك دون الحاجة إلى إعادة التحميل من جديد بل يتم تغيير الجزء المراد التعديل عليه في نفس الصفحة وهي في حالة اتصال بخادم الشبكة وذلك عن طريق اتصال جانبي. تستفيد المواقع التي يزورها عدد كبير من الزوار من هذه التقنيات مما يقلل من الجهد الحاصل على خادم الشبكة والزمن اللازم لإستجابة الموقع لدى المتصفح.

 مكونات AJAX:

 AJAX)) ليس لغة برمجية مستقلة ولكنها تقنية متقدمة تتكون من عدة تقنيات:

• XMLHTTPREQUEST وهي المسؤولة عن الإتصال بالسيرفر.
• JAVASCRIPT   وهي المسؤولة عن عرض العناصر بالصفحات وتتفاعل مع المستخدم.
• XML وهي عبارة عن وسيط بين السيرفر وصفحات HTML.

  مكتبة Bootstrap 

هي مكتبة مجانية ومفتوحة المصدر لتصميم مواقع الويب صممت بواسطة مبرمجي تويتر وأطلقت في عام2011 كمصدر مفتوح.

تتكون مكتبة Bootstrap من الملفات الآتية Html ,Css ,JavaScript فكما نعلم أنه يتم تنسيق عناصرHtml بواسطة لغة Css عبر استدعاء الكلاسات والعناوين, ففي مكتبة Bootstrap يتم استدعاء كلاسات جاهزة لتنسيق عناصر Html بدقة وجودة عالية وفي مقاييس مختلفة.

  مميزات مكتبة Bootstrap :

• سهولة الاستخدام: حيث يمكن لأي شخص لدية معرفة بأساسيات Html و Css استخدامها.
• تصميم موقع متجاوب بشكل تلقائي: بمعنى أنه يمكن الموقع من العمل في مختلف مقاسات الشاشات ومختلف الأجهزة من الكمبيوتر إلى الهاتف بشكل متناسق وجميل.
• السرعة العالية: من مميزات مكتبة Bootstrap الهامة أنها ذات أداء عالي وسرعة فائقة.

  MYSQL 

هو نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية، أنتجته شركة Microsoft وهو مخصص للعمل في بيئة الشركة.

 وهي هو نظام إدارة قواعد البيانات علائقي يعتمد التعامل معه على لغة إس كيو إل

• 
  

 .2.5.3قواعد البيانات Databases

مقدمة عن قواعد البيانات introduction to databases

لقد دخل الحاسب الآلي في مجالات الحياة وظهر أثره في حل العديد من المشاكل التي تعانى منها الشعوب والأفراد، ومن تلك الحلول القدرة على تخزين كم هائل من البيانات وما يترتب عليه من أسلوب حفظ واسترجاع وفهرسة تلك البيانات والتي تتطلب جهد وتكلفة تحتاج إلى وقت طويل وعلى سبيل المثال أسلوب حفظ البيانات في مكاتب التوظيف، ولقد كان الاعتماد حتى الآن على العنصر البشرى فهو الذي يقع عليه العبء كله تقريباً وتتعدد مسئوليته ابتداءً من وضع استقبال البيانات ثم فهرستها لحفظها ناهيك عن العوامل الطبيعية التي تتعرض لها أوساط الحفظ الورقية وكما نجد أن هذه العملية الترتيبية تستغرق وقت طويل ويعتبر الوقت هو العامل الأساسي والحاسم لجميع الأعمال في هذا العصر.

تعريف قواعد البيانات Define databases

هي تجميع لكمية كبيرة من المعلومات أو البيانات وعرضها بطريقة أو بأكثر من طريقة تسهل الاستفادة منها.

نظم إدارة قواعد البيانات Database Management Systems

هي مجموعة من البرامج الجاهزة التي تقوم بتنفيذ جميع الوظائف المطلوبة من قاعدة البيانات.

أهمية قواعد البيانات The importance of databases

تخزين جميع البيانات بكافة الأنشطة لجهة ما بطرق متكاملة ودقيقة وتصنيف وتنظيم هذه البيانات بحيث يسهل استرجاعها في المستقبل.

متابعة التغيرات التي تحدث في البيانات المخزنة وإدخال التعديلات اللازمة عليها، حتى تكون دائماً في الصورة الملائمة لاستخدامها فور طلبها.

تخزين كم هائل من البيانات التي تتجاوز الإمكانيات البشرية في تذكُّر تفاصيلها ومن ثم إجراء بعض العمليات والمعالجات التي يستحيل تنفيذها يدوياً.

تساعد على تخزين البيانات بطريقه متكاملة، بمعنى الربط بين النوعيات المختلفة للبيانات المعبرة عن كافة الأنشطة.

تساعد على تحقيق السرية الكاملة للبيانات المخزنة بها بحيث لا تتاح أية معلومات لأي شخص ليس له الحق في الاطلاع عليها.

وظائف قواعد البيانات  Database Jobs

 إضافة معلومة أو بيان جديد إلى الملف.

 حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها.

 تغيير بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت.

 البحث والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة.

 ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات.

 عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمة.

أنواع قواعد البيانات Types of databases

.1 من حيث الحجم:

مشروعات صغيرة

Access

Paradox

FoxPro

DBASE III+/IV  

R: BASE

مشروعات كبيرة

Oracle

SQL (Structured Query Language)

DMS (Database Management System)

IDMS (Integrated Database Management System)

Informix

Sybase

2. من حيث طريقة العمل: 

قواعد البيانات ذات شكل هرميHierarchy Databases.

قواعد بيانات شبكية Network Databases.

قواعد بيانات علائقية Relational Databases.

تنظيم البيانات داخل قاعدة البيانات Organizing data in databases

تخزن المعلومات المطلوبة لقواعد البيانات داخل ملفات، وتوضع هذه الملفات على أحد وسائط التخزين المساعدة مثل القرص المغناطيسي، وكل ملف عبارة عن جدول يشتمل على سطور وأعمدة، ويشتمل كل ملف على مجموعة من السجلات Records ويحتل كل سجل سطراً داخل الملف، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول Fields.

تحديد الغرض من قواعد البيانات Determine the purpose of databases

يدل الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها ومنها يمكنك تحديد الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها (الجداول) والحقائق المراد حفظها عن كل موضوع (الحقول بداخل الجداول) وفي سبيل تحديد الغرض من إنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي:

 أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات.

 أن تشاور الآخرين حول نوعية الأسئلة التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات.

 أن تضع تخطيطات للتقارير المراد إنتاجها.

أن تجمع النماذج المستخدمة بالفعل في تسجيل البيانات.

ويمكنك بعد ذلك جمع كل النماذج والتقارير التي تحتوي على المعلومات المرمزة مع أن تكون قاعدة البيانات قادرة على إصدارها.

لتحويل عملية التصميم إلى قاعدة بيانات لابد في البداية من تحويل نموذج (E-RD) إلى نموذج علائقي حتى نسهل عملية تنفيذ هذا النموذج (إنشاء الجداول) وسنوضح هنا كيفية تحويل نموذج (E-RD) إلى نموذج علائقي.

 قاعدة البيانات العلائقية Relational databases 

عند تصميم قاعدة البيانات يجب ألا تكون البيانات مكررة ولتجنب التكرار استخدمنا حقول تسمى بالحقول المفتاحية (المفتاح الأساسي).

وبما أن كل جدول يحتوي على بيانات ذات صلة (علاقة) بجداول أخرى لذلك يجب ربط صفوف الجداول مع بعضها البعض للحصول على البيانات المطلوبة بعلاقة تسمى علاقة ربط(join relation).

من المزايا التي توفرها علاقات الربط بين الجداول ما يلي:

التحكم في تكرار البيانات والذي سوف يؤدي إلى شغل حيز أقل في الذاكرة.

الوصول إلى البيانات المطلوبة بسرعة في حالة البحث والاسترجاع.

التقليل من احتمال حدوث الأخطاء أثناء عملية إدخال البيانات.

أنواع علاقات الربط بين الجداول:

علاقة رأس برأس  (1  ß  1).

علاقة رأس بأطراف(N   ß   1 ).

علاقة أطراف بأطراف(N   ß  N ).   

.2.6الدراسات السابقة والأنظمة المشابهة       Previous Studies and similar systems 

الجدول (3.1) جدول الدراسات السابقة

.2.7خاتمة الفصل    Chapter Summary

في هذا الفصل تم وضع  الفكرة التي يهدف الباحثون إلى دراستها وتم كتابة مقدمة عامة عن الإدارة الالكترونية وأهميته وفوائدها , وتم تقديم شرح مبسط للتقنيات المستخدمة في بناء المشروع وذكرت بعض المصطلحات المهمة المستخدمة في المشروع وأيضاً تم طرح بعض الأنظمة المشابهة والدراسات السابقة في هذا المجال.

الفصل الثالث: مرحلة التحليل 

محتويات الفصل :

1 - الدراسة التمهيدية.

2 – دراسة الجدوى .

3 – الدراسة التفصيلية .

4 – طرق جمع المعلومات .

5 – توصيف المتطلبات .

6 – قاموس المصطلحات .

7 – تحليل المتطلبات .

8 – نمذجة العمليات .

9 – مخطط تدفق البيانات .

 10- المخطط البيئي للمشروع .

11 - المخطط الصفري للمشروع . 

12 - المخطط الواحدي للمشروع . يحذف هنا 

13 – مخطط ERD

14 – ملخص الفصل

 

 .3.1 الدراسة التمهيدية Preliminary Studies  

تعتبر مهمة في أي نظام، والغرض الرئيسي منها هو معرفة مدى الجدوى من إقامة النظام الجديد.

وبعد التواصل مع مركز خدمة الجمهور في محافظة إب اكتشفنا أن إدارة خدمة الجمهور لا يوجد لديها نظام إلكتروني  وإنما عن طريق نظام مازال يدوياً ينشأ عنه الكثير من العيوب منها :

• اهدار الوقت بشكل كبير.
• صعوبة تعديل وتنظيم البيانات والمعلومات.
• صعوبة تخزين واسترجاع الملفات.
• صعوبة استخراج التقارير.
• الارشفة الورقية أكثر عرضة لتلف مع مرور الوقت.
• الاخطاء الحسابية.

.3.1 دراسة الجدوى  Feasibility Study 

إن دراسة الجدوى هي العمود الفقري للدراسة التمهيدية بل إن كثير من المتخصصين يرى أن الدراسة التمهيدية ما هي إلا دراسة الجدوى، ويجب إجراؤها قبل أي استثمار كبير أو بعيد المدى أو عند استبدال عناصر مهمة في أي نظام، والغرض الرئيسي منها هو معرفة مدى الجدوى من إقامة النظام الجديد.

ويعتبر موضوع دراسة الجدوى بفروعه العديدة الاقتصادية، الفنية، الإدارية، آلية فعالة لا غنى عنها لأي مشروع من المشروعات العامة أو الخاصة أو المشتركة، وسواء أكان هذا المشروع قائما بالفعل أو مجرد فكرة مطروحة، فأهمية هذه الدراسات تتمثل في سعيها لإقامة الدليل العلمي على مدى جودة أو صلاحية المشروع المقترح إقامته.

• الجدوى الفنـّية   Technical Feasibility   

وهي المتعلقة بالتكنولوجيا المستخدمة وإمكانية تطويرها أو استبدالها مع عدم إغفال العنصر البشري إذ أن النظام الجديد يتطلب وجود كادر بشري لتحديث وتعديل ورفع وتنزيل البيانات من وإلى النظام كذلك يتطلب وجود معدات تسمح له بإتقان عمله على أكمل وجه كما أنه بحاجة إلى مساعدة للقيام بعمليات الصيانة للنظام في حال حدوث تغيير رئيسي أو أخطاء بالإضافة إلى المعدات الأخرى.

تعتمد الجدوى الفنية على دراسة إمكانية توفير الأجهزة والبرامج الجاهزة ودرجة الاعتماد عليها ويتم ذلك عبر عمل مفاضلة بين البدائل المختلفة التي يوفرها السوق وفقا لحجم البيانات وكيفية تنفيذ العمليات التي يجب أن يقوم بها النظام الجديد.

الجدوى الاقتصادية    Feasibility Economic                          

وتهتم بالفوائد التي تجنى من النظام وبتكاليف تطويره وتشغيله، إذ يتم فيها تقليل الكلفة المتوقعة من هذا النظام، أو العائدات الإضافية، أو الأرباح، إضافة إلى أية فوائد أخرى قد تنجم عن استخدام النظام المقترح, وتهدف دراسة هذه الجدوى إلى معرفة شيئيين أساسيين هما:

 .1 فوائد المشروع  Project Benefits

ويوجد نوعين من فوائد المشروع هما كالتالي:

فوائد ملموسة Tangible Benefits

 هي عبارة عن فوائد يمكن قياسها مباشرة, ومن أهمها ما يلي :

يعزز النظام سلامة المعلومات عن طريق الحد من أخطاء النسخ وتكرار إدخال المعلومات.

يسمح للمواطنين تقديم خدمة او شكوى في اي وقت ومن اي مكان بسهولة.

تحسين الاجراءات الادارية وزيادة فاعليتها وسهولة تنفيذها وفق الصلاحيات والأنظمة واللوائح الداخلية.

أحد ادوات الرقابة التي تمكن الإدارة العليا من العمل بكفاءة وفاعلية .

تحسين صورة البلديات لدى الجمهور المواطنين وزيادة الثقة المتبادلة.

قوى عاملة أقل.

فوائد  غير ملموسة Intangible Benefits

   هي التي لا يمكن قياسها بسهولة وهي كالتالي:

• توفير الوقت والجهد.
• زيادة مستوى رضا المواطنين بتقديم خدمات سريعة ومتقنة ومتطورة من خلال موقع واحد
• تعزيز الشفافية والمسائلة في توفير الخدمات.
• زيادة الانتاجية من حيث الخدمات المقدمة, وذلك بشكل فعال وعلى مستوى أفضل من حيث الجودة وبأقل تكلفة .

  .2تكلفة المشروع The Cost of Project

• تكلفة ملموسة    Concrete Cost
• هي التكاليف التي يمكن قياسها بالعملة المحلية أو الأجنبية مباشرة ومن أمثلتها:
• ثمن أجهزة حواسيب.
• ثمن طابعة.
• ثمن توفير خدمة الإنترنت.
• رفع وتحميل النظام إلى الإنترنت.
• أجرة الموظفين.
• تكاليف الصيانة.
• تكلفة غير ملموسة  Intangible Cost
• وهي التي تكلف المشروع مصروفات ليس بالإمكان حسابها مباشرة بالعملة المحلية أو الأجنبية ومن أمثلتها:
• مشاكل أعطال الحواسيب.
• مشاكل انقطاع الكهرباء.
• مشاكل انقطاع خدمة الإنترنت.
• مشاكل الصيانة والتحديث والدعم والتجسس.
• التكلفة مرة واحدة   One Time Cost
• أجهزة حواسيب.
• طابعة.
• تكلفة رفع النظام عبر النت.
• التكلفة المتكررة    Recurring cost
• أُجرة الموظفين.
• تكاليف الصيانة والدعم.
• ثمن توفير خدمة الإنترنت.
• الحبر والأوراق للطابعة.

.3.3 الدراسة التفصيلية          Detailed Study

لقد تم جمع المعلومات المتعلقة بنظام إدارة مركز خدمة الجمهور من خلال إجراء مكالمات شخصية مع مستخدمي النظام اليدوي ودراسة سير الإجراءات الحالية والوثائق التي يتعاملون بها داخل مركز خدمة الجمهور وحصلنا نسخ من هذه الوثائق.                                                                                                                             

.3.4مرحلة جمع المعلوماتInformation Gathering Stage 

يجب على القائمين على المشروع القيام بجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات وتوثيقها مما يساعد في فهم مكونات النظام المراد القيام بتنفيذه وتحديد المشاكل التي تواجهه.

 .3.4.1طرق جمع المعلومات Methods of Gathering Information  

الطرق التي تم استخدامها في جمع البيانات والمعلومات كانت كالآتي :

المكالمات الهاتفية   Personal interviews 

لقد قام فريق العمل بإجراء بعض المكالمات الشخصية للحصول على بيانات ومعلومات تخص نظام إدارة مركز خدمة الجمهور والحصول على بعض الوثائق والتقارير والتعرف على المتطلبات المطلوبة من النظام الجديد.

• مصادر أخرى Other Sources
• الحصول على بعض المعلومات من الانترنت .
• كتاب عمل إدارة مركز خدمة الجمهور في فلسطين

.3.5مرحلة توصيف المتطلبات Requirements Specification Phase

إن تحديد المتطلبات هي نقطة البداية لبناء أو تطوير البرمجيات فهي أول وأهم خطوة يجب القيام بها إذ تعتبر المتطلبات تعريف لشكل النظام أو وصف لما يستطيع أن يقوم به لأداء وظيفته التي صمم من أجلها.

كما وينبغي أن تكون المتطلبات منطقية, موثقة, قابلة للتنفيذ, قابلة للقياس, وقابلة للاختبار, وإذا لم تنجز هذه المرحلة بإتقان فستظهر نتائجها السلبية جلية في المراحل اللاحقة لها.

 .3.5.1قاموس المصطلحات Glossary :

جدول(3.1) قاموس المصطلحات

.3.5.2تحليل المتطلبات Requirements Analysis  يكتب متطلبات النظام فقط

 .3.5.2.1متطلبات المستخدمUser Requirements 

من متطلبات المستخدم ما يلي:

تسجيل البيانات الأساسية للنظام :

• إمكانية تقديم الخدمات أو الشكاوي عن طريق الإنترنت.
• تخزين كافة بيانات الخدمات مع إمكانية تعديلها والاستعلام عنها.
• تخزين البيانات الأساسية للموظفين وعناوينهم وارقامهم مع إمكانية تعديلها والاستعلام عنها.
• تخزين كافة بيانات الادارات مع إمكانية عدم حذفها أو تعديلها أو الاستعلام عنها.
• إعطاء الصلاحيات وكلمات المرور لمستخدمي النظام.
• إضافة بيانات وأسعار الخدمات التي يقدمها كل قسم من المؤسسات.

متطلبات المشرف: admin requirements

عرض وطباعة تقارير عن عدد الخدمات او الشكاوي او الزيارات.

عرض المعاملات الواردة ويقوم بتسليمها للمخلصّين من اجل انجاز المعاملة

إضافة أو حذف او تعديل مستخدم.

إدخال الخدمات وأسعارها في كل قسم.

إدخال الإدارات والخدمات والشكاوي .

استقبال طلبات المواطنين التي يتم تقديمها عبر الإنترنت.

اسقبال رسائل التواصل والاستفسارات والرد عليها .

متطلبات المستخدم (الاستقبال): user requirements

• إمكانية تعديل بيانات الحساب الخاصة به.
• تسجيل بيانات مواطن وهواتفه مع إمكانية التعديل.
• تسجيل بيانات طلب خدمة او شكوى او زيارة من قبل المواطن.
• طباعة رقم الطلب الخاص بالمواطن وتسليمه له.
• عرض رقم هاتف مواطن معين من اجل تبليغه بإنجاز المعاملة .
• 
  

.3.5.2.2متطلبات النظام  System Requirements    

هي هيكلية توضح الوصف التفصيلي لوظائف النظام وخدماته وقيوده وبواسطتها يتم معرفة ما الذي يجب أن ينفذ فعلاً, وتنقسم متطلبات النظام إلى قسمين:

 المتطلبات الوظيفية  Functional Requirements

وهي وصف لمدخلات النظام وما هي مخرجاته، وكيف نقوم بتحويل المدخلات إلى المخرجات التي نرغب بها, أي النظر إلى النواحي الوظيفية للنظام, كما وتصف وظائف وخدمات النظام وتتعلق بنوعية الأنظمة والمستخدمين المتوقعين وطبيعة العمل الذي سُيستخدم فيه النظام ومن المتطلبات الوظيفية ما يلي:

• ادخال بيانات المواطن ام عن طريق المواطنين انفسهم عبر الإنترنت او عن طريق المدير.
• ادخال بيانات طلبات الخدمات والشكاوي والزيارات .
• توزيع المعاملات على المخلصين .
• اخراج التقارير والكشوفات الإدارية

المتطلبات غير الوظيفية  Non–Functional Requirements 

وهي متطلبات يمكن  قياسها بعد اكتمال النظام والتي من خلالها تستطيع تحديد كفاءة ودقة النظام وسلوكه عندما يؤدي الوظائف المطلوبة منة ويشمل ذلك :

• الحجم (Size) :

حيث تم تعريف المتغيرات وكتابة الأكواد بطريقة كفؤة والتي تستخدم اقل حجم ممكن من الذاكرة.

• الموثوقية (Reliability)  :

يتصف النظام بأسلوب جيد في الحفاظ على البيانات وذلك من خلال التنبيه في حالة عدم حفظ البيانات .

• الأمن (Security) :

تم حماية النظام بطريقة كفؤة وذلك من خلال تحديد صلاحيات معينة لمستخدمي النظام التي تمكنهم من الوصول الى أجزاء محدودة في النظام وهذا من اجل حماية البيانات والمعلومات من الوصول الغير المصرح به ر ومن خلال وضع شفرات حماية قوية عن تشغيله على الإنترنت.

• سهولة الاستخدام  (Ease of use)  :

لقد تم تصميم واجهات المستخدم بطريقة واضحة وبأسلوب مرن في التعامل مع المستخدمين بالإضافة الى دليل استخدام النظام لتمكن المستخدم من الرجوع لها لفهم طريقة العمل .

• الكفاءة  Efficiency

تعتمد كفاءة النظام على السرعة في الاستجابة لطلبات المستخدم وكذلك عرضه للمعلومات بطريقة سريعة وسهلة ومقدرتة على أداء المهام التي صمم من اجله وعلى دقة المعلومات التي يقدمها .

.3.6نمذجة العمليات(مخططات تدفق البيانات)  Data Flow Diagrams

تعتبر مخططات تدفق البيانات من أفضل الطرق التي توضح وتصف معمارية النظام، وهي عبارة عن مجموعة أشكال رسومية توضح تدفق البيانات في النظام، وتعتبر من أفضل الطرق للتفاهم بين العميل والمصمم، وتستخدم لتوضيح حركة البيانات بين الكينونات الخارجية، والعمليات، ومخازن البيانات ضمن النظام نفسه، ومن مخططات التدفق ما يلي:

  .3.6.1مخطط تدفق البيانات البيئي  Context Data Flow Diagram

وهو مخطط مبدئي بسيط يصور النظام بصورة عامة, و يتم عادة الانطلاق منه في  نمذجة النظام بتجزئته إلى مخطط أكثر تعقيداً وأكثر عمقاً في نمذجة عمليات النظام.

     يحدد هذا المخطط مدى النظام أو الهدف العام للنظام, ويمكن تعريفه أيضاً على أنه المخطط الذي يصف تدفق البيانات بين العملية الرئيسية للنظام وكافة كيانات النظام.

العملية الرئيسية في المخطط هي نظام إدارة مركز خدمة الجمهور والكيانات المرتبطة بالنظام هي كيان الإدارة وكيان المؤسسة وكيان المواطن وكيان الموظف وكيان الإرسالية .